Apostilla


Para que los documentos japoneses tengan validez en México es necesario traducirlos y apostillarlos. La apostilla sustituye a la legalización de firmas y es válida entre los países miembros de La Convención de la Apostilla, como lo son México y Japón.

Las representaciones consulares mexicanas no apostillan documentos.

1. Los documentos públicos japoneses son apostillados por el Ministerio de Asuntos Exteriores de Japón (Gaimusho).

A partir de 2004 la mayoría de las Universidades son consideradas instituciones privadas para efecto de la apostilla. Es muy recomendable que verifique con su Universidad.

Las oficinas de Gaimusho que dan el servicio son: (1) la División de Autentificación (Shomei-han), en Tokio (2-1 Kasumigaseki 2-chome, Chiyoda ku, Estación del Metro Kasumigaseki, salida A4), tel. (03)3580-3311, ext. 2308 y 2855; y (2) la oficina en Osaka, que está en Otemae 2-1-22, Chuo-ku, tel. (06) 6941-4700.

El horario de atención al público de la oficina en Tokio es de 9:15 a 12:00 y de 13:15 a 16:00, oficina en Osaka de 9:15 a 12:00 y de 14:00 a 16:00 de lunes a viernes. Atienden también por correo dentro de Japón. Consulte el procedimiento y los requisitos por teléfono a Gaimusho.

2. Los documentos de instituciones privadas, tales como escuelas, institutos o empresas son apostillados por notarios.

Los notarios públicos en el área metropolitana de Tokio y de la Prefectura de Kanagawa tienen la facultad delegada por el Ministerio de Asuntos Exteriores, para apostillar documentos. Para mayor información sobre los notarios que pueden poner la apostilla, y cómo se realiza el trámite, consulte directamente a algún notario.

Para efectos informativos, se puede decir que el procedimiento común es el siguiente. Se recomienda consultar con el notario las especificidades de su caso particular:

  • verificar que su documento no tenga más de tres meses de haber sido expedido. De ser así, pregunte si puede pedir una copia certificada o una actualización;
  • traducir al español el documento que se desea apostillar;
  • la persona que tradujo el documento debe redactar una declaración en la que jure que domina ambos idiomas y que el contenido de la traducción está apegado fielmente al del documento original;
  • el traductor deberá firmar la declaración frente a Notario Público, quien procederá a hacer un solo juego que incluye el documento, la traducción y la declaración agregando a ellos la certificación notarial, un sello del Ministerio de Justicia reconociendo el sello del notario y la apostilla;
  • El trámite notarial tiene un costo aproximado de 11,000 yenes, que corresponde a los honorarios que los Notarios Públicos cobran por el mismo.

En caso de notarios que no tienen la facultad delegada, se necesitan tres sellos: uno del notario, que después debe ser certificado por el Buró de Asuntos Legales del Ministerio de Justicia y finalmente la apostilla del Gaimusho.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué puedo hacer si regresé a México con mi título de universidad japonesa, sin apostillar?

Es preferible que eso no suceda, porque el no hacer el trámite antes de salir de Japón complica mucho la situación. Primero, por el riesgo que representa enviar el documento a cualquier otra persona en Japón, por el tiempo que pasa y por la dificultad de encontrar a alguien que lo pueda hacer.

Quienes enfrentan este problema han podido resolverlo enviándolo a alguna persona de su confianza que pueda llevar a cabo el trámite. La Embajada de México no tiene autorización para fungir como intermediario de servicios que conlleven el cobro de honorarios de instituciones notariales japonesas.

Algunas empresas de traducciones en Japón llevan a cabo servicios de gestoría para apostillar documentos japoneses desde el extranjero. La Embajada de México no conoce la confiabilidad de esos servicios.

¿Qué puedo hacer si el documento que quiero que tenga validez en México fue expedido hace más de tres meses?

En caso de certificados de registro civil o registros de empresas, necesita pedir una copia certificada y apostillarla antes de que pasen tres meses. Si se trata de un título universitario o certificado de estudios, consulte con su universidad y con el notario que la universidad le recomiende.